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L'IUT2 Grenoble est une composante de l'UGA, l'Université Grenoble Alpes, qui délivre des Bachelors Universitaires de Technologie (BUT), des licences professionnelles et générales dans les domaines de la gestion, du commerce, du droit, de l'information et de la communication, du social, de l'informatique et des statistiques.

Il propose également des formations préparant aux examens nationaux de l'expertise comptable, aux diplômes d'état du travail social et des formations qualifiantes.

Découvrez l'IUT2 sur son site internet : https://iut2.univ-grenoble-alpes.fr

Sous la supervision de la cheffe du département Techniques de Commercialisation (TC), dans une équipe de 2 agents administratifs et de scolarité, vous réaliserez des actes de gestion administrative et de scolarité pour le département TC, dans le respect des règles de l'IUT2. Cela inclut la gestion administrative du département, ainsi que la gestion et le suivi de la scolarité des étudiants et apprentis et des enseignants.

• Accueillir et informer le public (étudiants, enseignants, entreprises, partenaires…)
• Contribuer à la mise en place des inscriptions administratives, réaliser le suivi et les relances auprès des étudiants
• Mettre en place les enseignements sous la supervision des responsables de formation (plannings, réservations des salles, mise à disposition des documents sur les plateformes pédagogiques)
• Organiser les évaluations et les soutenances, saisir les notes, éditer les PV des jurys, enquêtes de satisfaction
• Apprentissage : gérer les relations avec les entreprises et les partenaires, suivre les apprentis et les étudiants (contrôler leurs absences, établir les certificats de réalisation…)
• Assurer la mise à jour des bases de données des heures d'enseignement (services prévisionnels et services réalisés)
• Accompagner la mise en œuvre des stages (établissement des conventions de stage, diffusion des offres de stages, suivi administratif…)
• Assister les enseignants dans leurs demandes de déplacements professionnels
• Participer à la mise à jour des procédures et modes opératoires du département

Restriction ou contraintes liées au poste :
Contribuer à la continuité du service en cas d’absence d’un collègue, pics d’activités à certaines périodes (début et fin de semestre et d'année universitaire)

• Connaître l'offre de formation de l'IUT2
• Gérer les activités du service dans un calendrier
• Respecter les délais
• Organiser les réunions de travail
• Réaliser un suivi d'activité
• Rédiger des courriers, comptes rendus, modes opératoires
• Connaître les techniques de secrétariat et savoir utiliser les outils bureautiques
• S'adapter à l'utilisation de logiciels spécifiques : ADE (gestion des emplois du temps), APOGEE (scolarité), HELICO (gestion des heures d'enseignement), NOTILUS (déplacements) - Formations en interne assurées