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L’UFR PhITEM (Physique, Ingénierie, Terre, Environnement, Mécanique) est implantée géographiquement sur 3 sites : Campus et GreEN-ER (polygone scientifique) et à Valence.
Son offre de formation comprend 3 licences professionnelles, 5 mentions de licences et 7 mentions de master. Elle accueille environ 1300 étudiants de la Licence 3ème année au Master chaque année et compte 210 enseignants et assimilés et près de 500 enseignants vacataires.
L’équipe administrative et technique de 36 personnels BIATSS est composée d’une direction générale, d’un service formation, d’un pôle de plateformes de travaux pratiques, d’un pôle des ressources humaines et financières, d’un centre de ressources informatiques de proximité, et d’un pôle logistique et prévention.

Sous la responsabilité de la responsable du service et au sein d'une équipe de 15 personnes, votre mission principale sera d'assurer la gestion administrative et pédagogique d’étudiants des formations de licences et/ou de masters.

• Gestion administrative : participer aux inscriptions des étudiants, assurer le contrôle et le suivi des dossiers, traiter les transferts et établir les documents administratifs nécessaires
• Gestion pédagogique : réaliser les inscriptions pédagogiques, organiser les examens et jurys, diffuser les résultats, suivre les conventions de stage et sorties pédagogiques, gérer les plannings d’enseignement et assurer l’archivage
• Accueil et information : orienter et informer les étudiants et partenaires, assurer des permanences au service de formation, gérer le courrier et veiller à la bonne circulation de l’information
• Activités transversales : instruire les candidatures sur les plateformes dédiées et contribuer à l’organisation des examens (recensement des besoins en surveillance)
  
  

Spécificités du poste : capacité d’adaptation face aux contraintes horaires liées aux pics d’activité (périodes d’inscriptions, organisation des examens, accueil de rentrée) ; les congés sont à privilégier pendant les périodes d’interruptions pédagogiques

• Maîtrise des outils bureautiques et numériques et capacité à appliquer la réglementation et les procédures en vigueur
• Capacité à planifier, organiser et prioriser son travail pour répondre aux exigences du service et aux périodes d’activité intense
• Savoir rechercher, traiter et diffuser l’information de manière efficace et structurée
• Aptitude à collaborer avec les différents interlocuteurs internes et externes, en faisant preuve de sens du service public, d’accueil et d’écoute
• Esprit d’équipe, autonomie et sens de la cohésion
• Disponibilité et adaptabilité face aux périodes d’activité intense ou aux changements
• Rigueur, organisation, discrétion et diplomatie
• Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte de son activité