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La composante académique "École en Sciences Sociales et des Territoires" (ESST) est une composante en création au sein de l’Université Grenoble Alpes. Sa mise en place implique la construction progressive de son organisation administrative, de ses circuits de décision, de ses outils de fonctionnement et de ses instances de gouvernance. Dans cette phase d’installation, l’ESST devra notamment assurer la préparation et l’installation de son conseil, organiser les premières récurrences de fonctionnement institutionnel, structurer les modalités de travail de son équipe de direction et consolider les relations avec les composantes élémentaires, les directions générales déléguées et les services centraux de l’établissement.

Le poste d’assistant de direction constitue, dans ce contexte, un appui essentiel à la continuité administrative et au bon fonctionnement de la composante. Pour en savoir plus : https://www.univ-grenoble-alpes.fr/les-composantes/les-composantes-de-l-universite-grenoble-alpes-573118.kjsp

Placé sous l'autorité hiérarchique du secrétaire général de l'ESST, vous travaillerez en lien direct avec le Directeur de la composante, les directeurs et directeurs adjoints, le sécrétaire général ainsi qu’avec les interlocuteurs administratifs des composantes élémentaires et les services centraux de l’UGA.

Vous aurez pour missions principales :

• apporter un appui administratif, organisationnel et institutionnel au Directeur, à l’équipe de direction et au secrétaire général de l’ESST

• contribuer à la mise en place et au fonctionnement de la composante (organisation de ses instances, structuration des outils de travail partagés, circulation de l’information, suivi des relations avec les composantes élémentaires et les services de l’université)

• veiller à la continuité de fonctionnement de la direction, à la gestion des agendas et des boîtes fonctionnelles, à l’installation du conseil de composante et à l’organisation des récurrences nécessaires au démarrage de l’ESST

• Assurer, avec la direction, l’organisation et le suivi des conseils de composante : calendrier, ordre du jour, convocations, préparation, archivage des procès-verbaux et relevés de décisions...)
• Contribuer à l’installation du nouveau conseil de composante et à la mise en place de son fonctionnement (préparation des premières séances, constitution des dossiers, suivi des circuits de validation...)
• Organiser les bureaux politiques, bureaux de direction, réunions récurrentes de l’équipe de direction (préparation de support, rédaction des comptes rendus...)
• Gérer l’agenda du Directeur, du secrétaire général et, le cas échéant, de l’équipe de direction
• Assurer le suivi des relations avec les composantes de l’ESST et les services de l’Université (en matière de ressources humaines, formation, finances, communication et affaires institutionnelles)
• Contribuer au suivi administratif et logistique : suivi des missions et déplacements de l’équipe de direction, appui au suivi des achats et besoins logistiques en lien avec les services supports compétents
• Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches (accueil téléphonique et électronique)
• Contribuer à la visibilité institutionnelle et numérique de l’ESST (diffusion d’informations, actualisation de supports...)
• Assurer la ciruclation, la diffusion et l'archivage de l’information et des documents de la composante afin de faciliter leur circulation au sein de l’ESST
• Gérer et suivre la mise en place des outils de travail partagés
• Participer à l’organisation des temps forts de la vie de la composante : assemblées générales, réunions institutionnelles, points d’information...)

• Maîtriser les techniques d'assistanat de direction, de gestion administrative (qualités rédactionnelles obligatoires et notions anglais appréciable) et d'accueil
• Disposer de compétences en suivi administratif et financier simple : missions, déplacements, achats, tableaux de suivi...
• Savoir organiser des réunions institutionnelles et assurer le suivi des échéances
• Maîtriser les outils bureautiques et numériques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie, agendas partagés...)
• Assurer le classement, l’archivage, la traçabilité et la fiabilisation des informations administratives et financières simples
• Savoir s'adapter dans un environnement en construction
• Savoir gérer les urgences et alerter
• Faire preuve de discrétion