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Le Département des Sciences Drôme Ardèche (DSDA) est une composante transversale de l’Universite Grenoble Alpes (UGA) sur le campus de Valence et assure des formations en sciences et technologie, et en Sciences et techniques des activités physiques et sportives qui accueille environ 1 000 étudiants.

Pour en savoir plus, consulter le site de l'UGA (https://www.univ-grenoble-alpes.fr/) et celui du DSDA (https://dsda.univ-grenoble-alpes.fr/)

Sous l’autorité du directeur administratif, vous intégrerez le pôle « Ressources – Accueil – relations aux usagers et logistique » composé de 4 agents.

Votre mission consistera à assurer des actes de gestion administratifs relatifs aux ressources humaines et à la comptabilité en veillant au respect des techniques, des règles et des procédures. Vous travaillerez en collaboration avec gestionnaire financière du pôle.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnels internes (du DSDA) et externes (personnels des autres composantes, vacataires, intervenants extérieurs, prestataires...)
• Gérer les agendas et contrôler les échéances
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion courante
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif, financier et ressources humaines
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
• Gérer les frais de missions des personnels administratifs et enseignants (environ 1000 par an)
• Accompagner et conseiller les vacataires et intervenants extérieurs sur les applicatifs de gestion des frais de missions (NOTILUS) ou SIFAC
• Gérer administrativement les recrutements des vacataires via l'outil PINEA
• Suivre et réaliser les paiements via l'outil HELICO
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

Contraintes liées au poste : une certaine flexibilité peut être demandée lors de pics d’activités en fin de semestre et/ou en fin d’année civile

• Faire preuve d’organisation, de rigueur et de méthode au regard des règlementations et procédures à respecter
• Être en capacité de gérer ses priorités afin de respecter des délais et un calendrier contraint
• Savoir accueillir et informer du public
• Disposer de qualités relationnelles et savoir faire preuve de pédagogie
• Faire preuve d’adaptabilité et être force de propositions
• Savoir référer et alerter le cas échéant
• Faire preuve de discrétion et avoir le sens de la confidentialité
• Être en capacité de travailler en autonomie
• Savoir travailler en équipe et être en capacité de travailler en lien avec des multiples interlocuteurs
• Maitriser les outils bureautiques et être en capacité de se former rapidement à de nouveaux outils
• Connaître le logiciel SIFAC et NOTILUS serait un plus
• Capacité à gérer des dépenses techniques et des achats spécifiques
• Connaissance du fonctionnement des établissements publics d’enseignement supérieur serait un plus
• Connaissances des règles RH et de la comptabilité publiques serait souhaitable 
• Disposer d'une première expérience professionnelle dans la gestion administrative relative à la gestion administrative, RH ou comptable 
• Disposer d'une formation de niveau BAC dans les RH ou la finance/compta