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Le Secteur Santé qui regroupe les UFR de Médecine et de Pharmacie, organise la formation des étudiants dans les différentes spécialités médicale, pharmaceutique, et maïeutique. Il contribue également à la formation de certaines professions paramédicales. Il compte près de 132 personnels administratifs et techniques et plus de 400 enseignants hors vacataires.

Les formations dans le secteur de la santé se caractérisent par une dématérialisation des examens, qui se déroulent sur tablettes numériques via la plateforme nationale UNESS. Cette organisation repose sur l’appui d’ingénieurs pédagogiques et informatiques dédiés.

Le poste à pourvoir se situe au sein du service formation qui assure la gestion administrative de près de 10 000 étudiants répartis au  travers huit bureaux, dont les formations paramédicales où le poste est à pourvoir. 

Découvrez le Secteur santé sur son site web https://secteur-sante.univ-grenoble-alpes.fr/, ainsi que l’Université Grenoble Alpes (UGA) sur son site https://.univ-grenoble-alpes.fr/

Sous l’autorité de la responsable du bureau des formations paramédicales, vous serez en charge de la gestion administrative et pédagogiques des étudiants inscrits en diplôme de sciences infirmières, du dossier de candidature à la délivrance du diplôme.

Appréciant l’environnement universitaire, vous travaillerez en lien avec les équipes pédagogiques ainsi que la responsable et les gestionnaires du bureau de scolarité.

• Assurer la gestion administrative des étudiants inscrits dans les 11 Instituts de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) de la région Auvergne Rhône-Alpes conventionnés avec l'UGA (environ 3 000 étudiants), ainsi que les étudiants infirmiers du CHU, de l’inscription à la diplomation
• Assurer une coordination et une bonne communication avec les 11 établissements IFSI conventionnés
• Organiser l'assemblée générale (AG) des IFSI et de l'UGA
• Participer aux réunions avec l’IFSI du Centre Hospitalier Universitaire (CHU)
• Préparer les jurys des étudiants de l’IFSI du CHU : saisie des notes, maîtrise du règlement des études (RDE) et des Modalités de Contrôle des Connaissances et Compétences (MCCC), préparation des procès-verbaux (PV), diffusion des notes sur l’espace LEO
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des étudiants des 11 IFSI (statistiques des inscriptions, diplomations, …)
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Accueillir et informer les étudiants des différentes formations du bureau des formations paramédicales (accueil physique, téléphonique et mail)
• Organiser la rentrée : diffuser des documents, participer à la chaine d’inscription, inscrire les étudiants, etc.
• Gérer et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques
• Organiser les examens : gérer le calendrier, les convocations, le procès-verbal, recueillir les sujets, saisir les notes, participer à la commission du jury de délibération, éditer les relevés de notes etc.
• Participer à la vie institutionnelle dans les temps forts : concours PASS, concours ECNI...

Restriction ou contraintes liées au poste :
La prise de congés est à privilégier pendant les interruptions pédagogiques et une certaine adaptabilité horaire (ponctuelle)
peut être demandée lors d'évènements ou pics d'activités.

• Connaître le rôle, l’organisation et le fonctionnement de l'Université ainsi que la règlementation de la scolarité serait un plus
• Maîtriser les logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Connaître les bonnes pratiques administratives
• Savoir accueillir et informer
• Avoir un bon relationnel
• Savoir recueillir et transmettre des informations orales et écrites
• Être en capacité de se former rapidement aux logiciels métier (Apogée, E-candidat)
• Savoir prioriser et planifier ses activités en fonction des priorités du service
• Faire preuve d’organisation, de qualités relationnelles et d’autonomie
• Capacité à travailler en équipe
• Faire preuve d’une capacité d’adaptation et de disponibilité
• Sens du service public, équité à l’égard du public
• Savoir identifier un dysfonctionnement et apporter les pistes de résolution
• Une première expérience dans la fonction publique serait appréciée