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L’Agence comptable de l’Université Grenoble Alpes (UGA) est une structure centrale regroupant un effectif d’une soixantaine d’agents. Rattachée directement à l’agent comptable et à sa fondée de pouvoir, elle s'appuie sur un secrétariat et s’organise en 3 directions opérationnelles : la direction des dépenses, la direction des recettes et la direction de la comptabilité. L’Agence comptable a pour missions fondamentales de tenir la comptabilité globale de l’établissement et d’établir son compte financier. Elle veille au contrôle de l’autorisation de percevoir la recette, de la qualité de l’ordonnateur, de la disponibilité des crédits, de l’exacte imputation des dépenses, ainsi que de la conservation des droits, privilèges et hypothèques.

Au sein de cette structure, la Direction Dépenses a pour mission principale de finaliser les flux de dépenses hors paye de l'université (phase de contrôle et de paiement). Ce flux représente un volume annuel d’environ 70 000 factures et 18 000 ordres de missions, comprenant principalement les factures fournisseurs, les frais de mission, les remboursements à agent, les gratifications de stage et les bourses aux étudiants.

Placée sous la responsabilité d’une directrice et d’une directrice adjointe, la Direction Dépenses est structurée en deux pôles et un service :

• Un pôle fonctionnement chargé de la liquidation des factures et avoirs en classe 6.
• Un pôle création tiers chargé de la création et de la modification des fiches fournisseurs et agents.
• Un service dépenses spécifiques/investissement qui se compose d’un pôle dépenses spécifiques (chargé de la liquidation des factures et avoirs présentant un caractère particulier) et d’un pôle investissement (chargé de la liquidation des factures et avoirs en classe 2, marchés de travaux inclus).

Sous la responsabilité de la cheffe du service dépenses spécifiques/investissement, vous serez rattaché au pôle dépenses spécifiques au sein de la Direction Dépenses de l'Agence comptable. Intégré au cœur d'une équipe structurée, vous assurerez la gestion d'un flux important relatif à la liquidation et au contrôle des factures (SIFAC DEMAT et hors outil DEMAT) ainsi qu'au traitement des dépenses assimilées à des dépenses spécifiques (conventions de reversement, subventions...). Vous agirez en tant que référent en matière de gestion des droits d’auteurs et apporterez un soutien actif à la référente TVA pour la prise en charge des factures étrangères et l’établissement des déclarations de douane. Vous serez ainsi l'interlocuteur privilégié de l’ensemble des gestionnaires financiers de l’UGA.

Liquidation des factures SIFAC DEMAT : 

• Effectuer le vidéocodage des factures
• Analyser et traiter pour mise en paiement les liquidations en provenance de CHORUS PRO dans l’outil de dématérialisation SIFAC DEMAT
• Contrôler la conformité des pièces transmises dans l’outil SIFAC
• Vérifier les liquidations et la validité de leurs pièces justificatives
• Valider les pièces pré-enregistrées dans le système

Contrôle et liquidation des factures hors outil DEMAT : 

• Contrôler la concordance entre le bon de commande et les pièces justificatives
• Liquider et saisir les factures dans le progiciel de gestion
• Assurer l’archivage rigoureux des dossiers traités

Gestion des droits d’auteurs :

• Piloter l’ensemble du flux des droits d’auteurs (analyser les dossiers, déterminer l’imputation comptable et formuler les demandes de corrections éventuelles)
• Vérifier les données et les calculs issus des simulateurs Urssaf
• Établir et transmettre les déclarations URSSAF
• Assurer la gestion des redditions de comptes
• Conseiller et orienter les gestionnaires financiers de l'établissement sur cette thématique

Soutien de la référente TVA (Factures étrangères et Douane) : 

• Analyser et contrôler les régimes de TVA applicables en France, au sein de l’Union Européenne et dans les pays tiers
• Prendre en charge et traiter comptablement les factures étrangère
• Participer activement aux ateliers techniques dédiés à la TVA
• Contribuer à l’établissement de la déclaration de douane

Spécificités liées au poste:

• Calendrier de gestion : Congés restreints de novembre à janvier en raison de la période critique de clôture de l’exercice budgétaire et comptable.
• Continuité de service : Ouverture obligatoire de l’Agence Comptable pendant la période des fêtes de Noël.
• Télétravail : Le travail à distance au sein de l'agence comptable est limité à 2 jours maximum par semaine.
  
  

• Connaître l'environnement professionnel, les structures, les services et les organismes partenaires concernés ainsi que leur fonctionnement
• Maîtriser les règles fondamentales de la comptabilité publique
• Appréhender le fonctionnement et l'organisation des Établissements Publics Expérimentaux (EPE)
• Savoir formaliser les processus et les procédures opérationnelles relatives à son activité
• Savoir alerter sa hiérarchie face aux anomalies ou dysfonctionnements constatés
• La connaissance de SIFAC (outil de gestion basé sur SAP) serait un plus apprécié
• Savoir travailler en équipe tout en faisant preuve d'une grande autonomie dans la gestion quotidienne de ses dossiers
• Savoir intégrer les innovations et les réformes réglementaires (comprendre, s’approprier, expliquer et appliquer)
• Participer activement à l'amélioration continue des méthodes de travail du service
• Faire preuve de rigueur, d'organisation et respecter strictement la confidentialité des dossiers

Expérience professionnelle souhaitée :
Débutant accepté