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La Direction Générale Déléguée Formation (DGD Formation) est composée d’environ 180 agents répartis en 5 directions et 1 service dont la DEFI (35 agents). Cette direction a pour mission de coordonner l’ensemble des activités en lien avec la gestion administrative de l’étudiant. La DEFI assure les formations techniques et réglementaires des personnels de scolarité.

Sous l'autorité de la responsable du service d’Aide à la Planification (4 agents), l’équipe est en charge de la mise en œuvre de l’application ADE permettant la mise en place des emplois du temps des usagers étudiants et enseignants sur le périmètre de l’UGA hors composantes académiques. Vous contribuerez à la modération des salles d’enseignement. Vous serez un appui aux services et aux composantes dans ses missions d’aide au déploiement de l’outil, de conseils aux utilisateurs et gestionnaires pédagogiques. Vous accompagnerez le changement des pratiques et toutes les évolutions à venir en lien avec la politique de l’établissement.

Assister les utilisateurs

• Accompagner les gestionnaires ADE dans leur utilisation de l’outil et répondre aux questions des étudiants et enseignants
• Rédiger et actualiser les procédures d’utilisation
• Animer des formations sur l’outil ADE

Assurer l'interface avec les autres applications

• Gérer les imports et exports de données avec les outils partenaires (Apogée, Hélico, OSE, intranets, écrans d’affichage, etc.)
• Vérifier la fiabilité et la cohérence des données échangées
• Coordonner les échanges avec les composantes, les services transverses (SI, logistique, patrimoine) et les directions centrales

Fiabiliser les données

• Paramétrer les salles et les données patrimoniales dans ADE
• Suivre les volumes horaires exportés vers Adheli et Ade-OSE
• Identifier et corriger les anomalies

Gérer les réservations

• Configurer et suivre les réservations partagées dans ADE (bookings)

Diffuser l'information

• Rédiger des supports d’information pour les utilisateurs
• Mettre à jour les contenus de l’intranet ADE (Ksup)

• Connaître l’application ADE et ses fonctionnalités
• Assurer l’appui technique, l’assistance et la résolution des problèmes aux scolarités des composantes
• Savoir rédiger des notes techniques et des procédures en fonction des besoins
• Savoir diagnostiquer les incohérences, alerter sur les dysfonctionnements et proposer des solutions et des réponses
• Savoir gérer les situations d’urgence et hiérarchiser les priorités
• Faire preuve de capacité d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode
• Savoir communiquer et rendre compte
• Savoir alerter son supérieur, être force de proposition
• Participer à l’amélioration continue des méthodes de travail de son service
• Connaissance de la gestion de scolarité et des formations
• Maitrise des outils bureautiques

Expérience professionnelle souhaitée :
de 2 à 5 ans