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L’UFR Sociétés, Cultures et Langues Etrangères (SoCLE) a pour vocation principale l’enseignement et la recherche dans les domaines suivants : les Langues étrangères appliquées (LEA) et les Langues, littératures et civilisations étrangères et régionales (LLCER).

L’UFR abrite également une bibliothèque associée au SICD2 et en lien avec les différentes disciplines enseignées.

Elle est répartie géographiquement sur deux sites : Grenoble et Valence.

Elle compte 2600 étudiants, 150 enseignants-chercheurs, une centaine de vacataires, 23 personnels administratifs.

L’équipe administrative est constituée d’une direction générale, d’un service formation, d’un pôle relations internationales, d’un pôle communication, d’un pôle bibliothèque et d’un pôle ressources où sera affectée la personne recrutée.

Sous l’autorité de la Directrice administrative de l’UFR au sein du pôle ressources chargé de la gestion financière, des ressources humaines et de la logistique, vos missions principales seront les suivantes :

- L’encadrement, animation et supervision des activités des 4 agents du pôle

- La gestion et l’optimisation des ressources financières et humaines

- L’élaboration et le suivi des outils de pilotage des moyens (financiers et RH) permettant de conseiller la direction et de l’accompagner dans la prise de décision

Encadrement et supervision des activités du pôle

• Assurer l’encadrement de proximité des agents du pôle: répartition des tâches et animation de l’équipe
• Contribuer à la mise en place et à la mise à jour de fiches de procédures
• Participer à la veille règlementaire et transmission des informations utiles à la direction

Suivi administratif et financier

• Participer à l’élaboration et au suivi du budget de l’UFR (tableaux de suivi, saisie, vérification des données)
• Suivre les opérations courantes : bons de commande, missions, suivi des recettes et dépenses
• Suivre les projets financés en lien avec les responsables concernés
• Contribuer à l’inventaire des équipements et au suivi des achats informatiques et mobiliers

Gestion des ressources humaines

• Participer à la préparation et au suivi des campagnes collectives (recrutement, mobilité, avancement, etc.)
• Assurer le suivi des services dans HELICO, en lien avec les responsables pédagogiques
• Suivre les dossiers de vacataires et d’emplois étudiants
• Accueillir et renseigner les personnels sur les démarches courantes liées à leur situation administrative

Appui logistique

• Organiser et coordonner l’accueil physique et téléphonique de l’UFR
• Suivre les demandes liées au parc informatique et aux besoins matériels (commandes, petites interventions, etc.)

Présence indispensable dès le retour de la fermeture estivale et lors des pics d’activités.

Les missions impliquent des plages horaires de présence plus importantes à certaines périodes de l’année, notamment lors de la rentrée universitaire, de la fin d’exercice budgétaire et des différentes campagnes de recrutement.

• Savoir manager une équipe
• Savoir faire preuve de capacité d’analyse, de synthèse et d’anticipation
• Savoir mettre en place des outils de suivi de l'activité
• Connaissance souhaitée des règles de la comptabilité publique, des règles de l’achat et de la commande publique
• Maitrise des outils informatiques
• Connaissance souhaitée des logiciels spécifiques SIFAC, OSB, Notilus, HELICO, ADE, Harpège, OREL, PINEA et BIPER
• Être autonome, rigoureux, organisé et diplomate
• Disposer d’une capacité d’adaptabilité importante
• Avoir un bon sens relationnel
• Savoir rendre compte
• Savoir gérer la confidentialité des informations