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Le Secteur Santé qui regroupe les UFR de Médecine et de Pharmacie, organise la formation des étudiants dans les différentes spécialités médicale, pharmaceutique, maïeutique ainsi qu'aux trois spécialités que sont la pharmacie hospitalière, la pharmacie industrielle et l'officine. Il contribue également à la formation de certaines professions paramédicales pour un total de près de 11 000 étudiants.

Le service formation du secteur santé est composé de 60 agents et assure la gestion administrative des étudiants, à travers huit bureaux, dont les formations paramédicales. Ce service est organisé par bureau, correspondant à un cursus ou à un cycle de formation.

Découvrez le Secteur santé sur son site web https://secteur-sante.univ-grenoble-alpes.fr/, ainsi que l’Université Grenoble Alpes (UGA) sur son site https://univ-grenoble-alpes.fr/

Sous l’autorité de la responsable du bureau de formation continue (FC), vous rejoindrez une équipe de 7 agents et serez en charge de la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits aux diplômes universitaires (DU), inter-universitaires (DIU), et en capacité ou formations courtes (en formation initiale ou continue), du dossier de candidature à la délivrance du diplôme.

Appréciant l’environnement universitaire, vous serez l'interlocuteur privilégié des étudiants et des équipes pédagogiques. 

• Accueillir et informer les étudiants sur l'organisation des formations initiales et continue
• Gérer les candidatures via Ecandidat et participer à la gestion des inscriptions administratives et pédagogiques : réceptionner, trier, transmettre et suivre des dossiers de candidatures dématérialisés sur le logiciel Ecandidat
• Saisir les inscriptions administratives sur le logiciel Apogée
• Gérer l'organisation quotidienne des formations : réserver des salles, établir les plannings
• Gérer les attestations de présence et de fin de formation
• Organiser les examens : réserver des salles, élaborer des plannings, les convocations, recueillir les sujets, anonymiser des copies etc.
• Gérer les résultats : recueillir et saisir des notes, élaborer les procès-verbaux, éditer les relevés de notes et attestation de réussite, afficher les résultats etc.
• Établir des devis de formation et accompagner les futur·es stagiaires dans leur prise en charge financière
• Analyser et traiter des dossiers administratifs et financiers de chaque stagiaire en FC en fonction de sa particularité (financement entreprise, OPCO, individuel, Transition Pro, pôle emploi...)
• Établir et suivre des contrats, conventions et avenants de formation sur un logiciel spécifique (FCA Manager)
• Contrôler la prise en charge effective des partenaires financiers et transmettre les documents administratifs nécessaire pour la facturation
• Classer et archiver des dossiers

Restriction ou contraintes liées au poste :
La prise de congés est à privilégier pendant les interruptions pédagogiques et une certaine adaptabilité horaire (ponctuelle) peut être demandée lors d'évènements ou pics d'activités.

• Connaître le rôle, l’organisation et le fonctionnement de l'Université ainsi que la règlementation de la scolarité serait un plus
• Maîtriser les logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Être en capacité de se former rapidement aux logiciels métier (Apogée, E-candidat)
• Connaître les bonnes pratiques administratives
• Savoir accueillir et informer
• Savoir recueillir et transmettre des informations orales et écrites
• Savoir prioriser et planifier ses activités en fonction des priorités du service
• Faire preuve d’organisation, de qualités relationnelles et d’autonomie
• Capacité à travailler en équipe