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L’UFR PhITEM (Physique, Ingénierie, Terre, Environnement, Mécanique) est implantée sur trois sites géographiques : le Campus universitaire et GreEN-ER, situés au sein du polygone scientifique grenoblois, ainsi que le site de Valence.

Son offre de formation couvre un large champ disciplinaire et comprend trois licences professionnelles, cinq mentions de licence et sept mentions de master. Chaque année, l’UFR accueille environ 1 300 étudiants, de la troisième année de licence au master.

L’UFR PhITEM s’appuie sur une communauté académique composée de 210 enseignants et assimilés, ainsi que de près de 500 enseignants vacataires. Son fonctionnement administratif et technique est assuré par une équipe de 36 personnels BIATSS, organisée autour d’une direction générale, d’un service formation, d’un pôle de plateformes de travaux pratiques, d’un pôle ressources humaines et finances, d’un centre de ressources informatiques de proximité, ainsi que d’un pôle logistique et prévention.

Sous la responsabilité de la responsable du service et au sein d’une équipe de 15 personnes, vous aurez pour mission principale d’assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits dans les formations de licence et/ou de master.

• Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants, de leur inscription au suivi de leur parcours 
• Gérer les inscriptions administratives et pédagogiques, les dossiers étudiants et les différents actes de scolarité 
• Participer à l’organisation des enseignements, des examens et des jurys, ainsi qu’à la diffusion des résultats 
• Assurer le suivi des stages, des sorties pédagogiques et des plannings d’enseignement 
• Accueillir, informer et orienter les étudiants et les usagers du service formation 
• Contribuer à la diffusion et à la circulation des informations nécessaires au bon fonctionnement du service 
• Participer aux activités transversales, notamment à l’instruction des candidatures et au recensement des besoins en surveillance d’examens

Spécificités du poste :

• Faire preuve d’adaptabilité face à des contraintes horaires ponctuelles, notamment lors des périodes de forte activité, de l’organisation des examens et de la rentrée universitaire, en particulier pour l’accueil des étudiants 
• Les congés sont à privilégier pendant les périodes d’interruption pédagogique

• Maîtriser les outils bureautiques et numériques nécessaires à l’exercice des missions 
• Connaître et appliquer la réglementation ainsi que les procédures en vigueur 
• Savoir organiser, planifier et prioriser son activité avec rigueur et autonomie 
• Être capable de rechercher, traiter et diffuser l’information de manière fiable et adaptée 
• Savoir travailler en équipe et collaborer avec différents interlocuteurs, tout en faisant preuve d’autonomie et d’esprit d’initiative 
• Posséder un bon sens du service public, de l’accueil et de l’écoute 
• Faire preuve de rigueur, d’adaptabilité, de discrétion et de diplomatie 
• Être en mesure de s’adapter aux périodes de forte activité et de rendre compte de son activité