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Composante transversale de l’Université Grenoble Alpes, le Service des Langues (SDL) assure des cours en 19 langues dans le cadre des enseignements optionnels ou obligatoires pour toute l’université, ainsi que pour des établissements partenaires. Il assure aussi une offre de formation complémentaire en langues à partir de son Espace Langues et assure aussi des missions de positionnement et de certification en langues. Le Service des Langues compte une centaine d’enseignants (tous statuts confondus) et une vingtaine de personnels administratifs. Il affiche plus de 12 000 étudiants à l’année.

Pour en savoir plus sur le SDL : https://sdl.univ-grenoble-alpes.fr/francais/accueil-service-des-langues-993259.kjsp

Placé sous l’autorité de la responsable de scolarité et au sein du pôle scolarité qui est composé de 6 gestionnaire, vous aurez pour missions principales :

• assurer les actes de gestion de scolarité au sein d’une équipe de 6 agents
• informer, orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

Gestion des inscriptions pédagogiques, administratives, organisation des enseignements :

• Mettre en œuvre les procédures d’inscriptions pédagogiques et participer à leur formalisation
• Collecter, contrôler et suivre les choix des étudiants et/ou des composantes lors des inscriptions et participer à la répartition des étudiants dans les groupes au premier et au second semestre
• Gérer les listes d’inscription, les maintenir à jour, les éditer et diffuser aux enseignants les listes d’émargement
• Mettre en œuvre le planning pédagogique du service
• Diffuser l’information aux étudiants et enseignants

Accueil et information tout public (interne et externe) / Communication sur les différents aspects de la scolarité :

• Accueillir, orienter les visiteurs, traiter les demandes
• Transmettre les messages, en assurer le suivi, mettre à jour les informations (affichage, mail...)
• Renseigner sur l’offre de formation et sur les modalités de contrôle des connaissances et veiller à ce qu’elle soit diffusée et accessible

Contribution à la gestion administrative du service :

• Mettre à jour les listes et bases de données, modéliser l’offre de formation sous Apogée
• Établir des attestations de notes et de niveaux pour les étudiants inscrits à titre individuel
• Classer et archiver, saisir divers courriers et participer aux réunions de service
• Assurer une permanence « accueil scolarité » avec l’ensemble des adjoints de scolarité du SDL
• Procéder à l’encaissement des droits d’inscription

Gestion des certifications :

• Participer à l’organisation et la gestion des sessions de certification (TOEIC, CLES)

• Avoir une appétence pour l'accueil et la communication
• Maîtriser les logiciels bureautiques (Excel, Word), une connaissance du logiciel APOGEE serait un plus
• Avoir le sens du service public
• Faire preuve de rigueur, d’autonomie et d’organisation
• Savoir travailler en équipe
• Avoir une bonne capacité d’adaptation
• Savoir être à l’écoute de ses interlocuteurs
• Savoir faire preuve de confidentialité
• Savoir alerter en cas de besoin

Une expérience dans le secteur public et/ou dans le domaine de la gestion administrative ou du secrétariat serait appréciée. Avoir des connaissances de l’environnement universitaire et des pratiques administratives serait un avantage.