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Les missions s’inscrivent dans le cadre posé par la Politique d’Archivage de l’établissement (projet en cours) en lien avec le projet d’administration, et plus spécifiquement les axes :

• Une administration orientée usagers et efficace
• Une administration compétente et robuste

La Direction des Ressources Humaines de l’Université Grenoble Alpes a commencé en 2025 le déploiement d’un Portail Agent, Système d’Information métier permettant de centraliser de manière numérique les documents et demandes RH des agents de l’université.

Tous les formulaires à venir nécessitent donc la mise en place d'une gestion électronique des documents pour stocker, interroger et archiver les demandes formulées par les agents, les pièces jointes associées et les arrêtés produits par la DGDRH.

La Direction des Ressources Humaines souhaite désormais procéder à la dématérialisation des dossiers de personnel actifs, tenus jusqu’à présent sur papier, en vue de les intégrer dans la GED alimentant le Portail ; en application de la règlementation en vigueur, et dans le but d’être autorisé à détruire les originaux papier, un versement dans un SAE est également visé.

Est donc projeté, pour l’année universitaire 2026-2027, un vaste projet de numérisation impliquant les Archives Départementales de l’Isère et répondant au cadre fixé par le SIAF (Instruction DGPA/SIAF/2025/005), et donc aux normes NF-Z 42 026, NF-Z 42 013 et CEN/TS 181 74. Ce projet vise à la fois l’intégration des dossiers dématérialisés dans le Portail Agent et l’obtention d’une autorisation d’élimination anticipée des dossiers papier.

La mission proposée s’inscrit donc dans le cadre du déploiement du Portail Agents, et plus largement de la mise en place d’une gestion électronique des documents RH au sein de l'université, portée par la Cellule SI-RH et amélioration continue de la Direction des Ressources Humaines.

La mission principale consiste en la préparation, la coordination et le suivi du projet de numérisation des dossiers agents. Elle s’opére en coopération avec la direction de l’Aide au pilotage RH et la Direction de la Gestion Carrière et Paie DGCP, l’équipe projet « Portail RH », l’archiviste de l’université, les Archives Départementales, et plus largement avec les différents services de l’université susceptibles d’être impliqués (Direction des Ressources Humaines, Direction Finances Achats, Service Logistique, équipes projet Portail Agent, GED et SAE etc.).

L’alternant s’appuiera pour ce faire sur le corpus règlementaire en vigueur, ainsi que sur la Politique d’Archivage de l’établissement et sur le projet de numérisation validé par les Archives Départementales. Il sera amené à travailler tant sur un corpus papier, dans le cadre de la préparation de la prestation, qu’avec les outils GED et SAE de l’université.

Préparation des dossiers à numériser

• Rédaction des modes opératoires pour DGCP
• Identification des documents à numériser au sein des dossiers d’agent et préparation des documents ciblés,
• Suivi et accompagnement des gestionnaires dans le tri des dossiers
• Participer et être force de proposition quant à l'organisation, la classification et l'indexation des dossiers et des archives

Préparation de la prestation

• Accompagnement à la rédaction du marché
• Sélection du prestataire, organisation de la prestation

Gestion de la prestation

• Suivi de la prestation
• Réalisation d’audits

Réception des livrables

• Injection des doubles numériques (GED et SAE).

• Gestion de projet
• Mise en application de textes règlementaires et de normes métier
• Compréhension du fonctionnement d’un Système d’Archivage Électronique
• Compréhension de la nature d’un document numérique
• Compréhension des processus de numérisation et d’OCRisation
• Rigueur, sens de l’organisation, réactivité et sens de l’écoute
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs de métiers différents
• Capacité à travailler en transversalité
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Savoir s’adapter et rendre compte
• Appétence pour l’archivage numérique
• Respect de la confidentialité des dossiers
• Savoir travailler en équipe et en autonomie

Formation suivie : Master archives numériques