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Sous l’autorité de la directrice administrative du secteur santé, vous rejoindrez une équipe de deux collaboratrices, respectivement assistante du Doyen de Médecine et de la Direction administrative. Votre mission consistera à assurer l'assistanat et la gestion des affaires courantes du Doyen de la Faculté de Pharmacie.

• Assurer le secrétariat du Doyen de pharmacie
• Gérer plusieurs boîtes mails partagées
• Gérer l'agenda du Doyen, prioriser et planifier les rendez-vous
• Préparer, organiser, anticiper les déplacements professionnels, en France et à l’étranger, du Doyen, des Vice-Doyens et des Assesseurs : devis, réservation, transport/hôtel, ordres de missions aller/retour, remboursements...
• Organiser les réunions internes et externes à l’UFR et les manifestations ou évènements (Assemblées Générales, conférences...)
• Préparer les conseils d’UFR : ordre du jour et convocation, réalisation du support diffusé en séance, soutien logistique de séance, compte-rendu et rédactions des délibérations
• Participer aux missions de secrétariat de Direction commun au secteur santé (3 assistantes de direction) afin d’assurer la continuité du service
• Diffuser l’information à la communauté de l’UFR de Pharmacie ou de l’ensemble de la communauté du secteur santé
• Participer à la gestion des réservations de salles (sur le logiciel ADE)
• En cas d'absence d'une collègue du pôle, prendre le relais sur les missions du périmètre concerné

Afin d’assurer une continuité de service, les horaires de travail seront en lien avec les horaires d’ouverture de l’accueil, avec un roulement de la permanence jusqu'à 17h30 du lundi et au jeudi, et 16h30 le vendredi.

Une certaine flexibilité horaire peut être demandée lors des Conseils d'UFR en fin de journée de 16h à 19h une fois par mois, ainsi que lors d'évènements ponctuels du secteur santé (2 à 3 fois par an, programmés à l'avance).

• Connaître les techniques de secrétariat et de la gestion administrative
• Connaître l'environnement universitaire et/ou les études de pharmacie serait un plus
• Savoir tenir un standard téléphonique
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et d’expression orale
• Savoir travailler en autonomie et en équipe au sein d'un pôle en open space
• Savoir faire preuve de diplomatie, de discrétion et d’un bon relationnel
• Faire preuve de rigueur et avoir un bon sens de l’organisation
• Savoir prioriser son activité et gérer les urgences
• Faire preuve d’adaptabilité et de réactivité
• Savoir travailler en autonomie et en équipe
• Connaître le fonctionnement d’une Université serait un plus
• Maîtriser le logiciel SIFAC serait un plus
• Disposer d’un niveau BAC minimum dans le domaine du secrétariat ou de l’assistance de direction est souhaité
• Une première expérience dans le domaine et/ou dans le secteur public serait un plus