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La Direction Générale Déléguée Formation (DGD Formation) est composée d’environ 180 agents répartis en 5 directions et 1 service dont la DEFI (35 agents). Cette direction a pour mission de coordonner l’ensemble des activités en lien avec la gestion administrative de l’étudiant. La DEFI assure les formations techniques et réglementaires des personnels de scolarité.

Description de l'équipe:
Sous l'autorité de la responsable du service d’Aide à la Planification (4 agents), l’équipe est en charge de la mise en œuvre de l’application ADE permettant la mise en place des emplois du temps des usagers étudiants et enseignants sur le périmètre de l’UGA hors composantes académiques.

Sous l'autorité de la Responsable du service d’Aide à la Planification, vous assurerez un rôle clé d’assistance et de support auprès des usagers. Vous apporterez un appui aux services et aux composantes dans leurs missions d’aide au déploiement de l’outil, de conseil et d’accompagnement des utilisateurs et gestionnaires pédagogiques. Vous contribuerez également à l’évolution des usages et à l’accompagnement du changement en cohérence avec la politique de l’établissement.

Assurer l’assistance auprès des utilisateurs et des usagers :

• Appuyer et suivre les gestionnaires et utilisateurs ADE
• Aider à la résolution des problèmes
• Assurer l’interfaçage entre ADE et les différentes applications

Garantir la fiabilité des données :

• Assurer un appui à la gestion des données exportées d’ADE vers d'autres applications métiers

Assurer l'appui à la communication du service :

• Rédiger des supports de communication à tous les publics
• Rédiger, mettre à jour ou enrichir les procédures et contenus existants selon les retours des usagers, des formateurs et des apprenants
• Être en support de la mise à jour de l’intranet ADE
• Analyser les besoins des usagers et apporter de nouvelles approches pédagogiques

Restriction ou contraintes liées au poste :
- Concertation sur congés pour continuité de service.
- Pics d’activité

• Savoir transmettre, accompagner et conseiller
• Assurer l’appui technique, l’assistance et la résolution des problèmes aux scolarités des composantes
• Savoir rédiger des notes techniques et des procédures
• Savoir diagnostiquer les incohérences et proposer des solutions
• Savoir gérer les situations d’urgence et hiérarchiser les priorités
• Faire preuve de capacité d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode
• Savoir travailler en autonomie et en équipe
• Savoir communiquer et rendre compte
• Savoir alerter son supérieur, être force de proposition
• Participer à l’amélioration continue des méthodes de travail de son service
• Savoir intégrer les innovations, les réformes
• Maitriser les outils bureautiques
• La connaissance du logiciel ADE serait un plus
• Connaissance de la gestion de scolarité et des formations
• La connaissance des logiciels suivant serait un plus :
  - gestion administrative : Word, Excel, power point

- scolarité : APOGEE, HELICO

- elearning

Expérience professionnelle souhaitée :
de 2 à 5 ans