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Sommaire

1. Présentation de la Direction Générale Déléguée au Système d’Information
2. Informations, demandes et incidents informatiques
3. Identifiant et mot de passe
4. Postes de travail
5. Connexion
6. Outils numériques et applications
7. Sauvegarde de ses données
8. Matériel téléphonique, informatique et audiovisuel
9. Recherche d'un contact
10. Sécurité, règlement et identité numérique

1. Présentation de la Direction Générale Déléguée au Système d’Information

La DGD SI de l'Université Grenoble Alpes a pour mission de gérer le système d'information (SI) de l'université en mettant en œuvre la politique de l'établissement, en cohérence avec les préconisations locales (site Grenoble Universités) et nationales (le ministère).
Dans ce cadre, la DGD SI assure la gestion, la mise en place et le support de l'informatique (ordinateurs, réseau, serveurs, système, applications, etc.), de la téléphonie (fixe et mobile) et de l’audiovisuel (matériel audiovisuel et visioconférence) à l'université.

Pour en savoir plus, consultez la page dédiée à cette direction sur l’Intranet des personnels (accès restreint).

2. Informations, demandes et incidents informatiques

Le Catalogue des services numériques de l’Université Grenoble Alpes

En cas de question ou de problème avec votre environnement informatique et numérique de travail, vous avez la possibilité, dans un premier temps, de consulter le catalogue des services numériques de l’UGA. Vous retrouvez des informations et de la documentation sur les services numériques proposés par l’établissement, à l’adresse https://services-numeriques.univ-grenoble-alpes.fr (accès restreint après le choix du profil).

L’Assistance informatique

Si vous ne trouvez pas de réponse à vos questions ou à vos problèmes dans le catalogue des services numériques, ou pour des demandes ou signalements de souci rencontré en informatique, audiovisuel ou téléphonie, il existe plusieurs moyens de faire remonter l’information :

• Envoyer un mail à help@univ-grenoble-alpes.fr ;
• Appeler le 04 57 42 13 13 ;
• Utiliser le formulaire de contact présent sur le Catalogue des services numériques.

3. Identifiant et mot de passe

À l’arrivée dans l’établissement, un identifiant et un mot de passe sont attribués à chaque personnel. Ils permettent d’accéder à tous les services numériques (Intranet, messagerie, outils collaboratifs, etc.) et au réseau de l’université.

Vous devez au préalable avoir finalisé votre dossier d’embauche auprès de l'université pour que votre compte informatique soit automatiquement créé.

Ensuite, si votre adresse mail personnelle a été correctement saisie, vous recevrez (dans les 48h à 72h) un mail vous permettant de récupérer votre identifiant, votre adresse mail universitaire ainsi que de créer votre mot de passe (en respectant bien les consignes indiquées).

4. Postes de travail

Utilisation des ordinateurs fournis par l’UGA

Concernant l’installation de logiciels, nous vous rappelons qu’il est de votre devoir de pouvoir présenter à toute réquisition de la société d’édition, la facture et la licence correspondant à chaque logiciel installé.

Il reste possible de demander à ce que votre compte devienne administrateur. Pour ce faire, vous devez en faire la demande à l’assistance informatique, et signer une charte déchargeant l’université en cas de souci avec l’ordinateur. En cas de problème, l’équipe informatique remettra l’ordinateur dans le même état qu’au moment de la livraison initiale, ceci peut impliquer des pertes de données.

Ouvrir une session sur un ordinateur en libre accès

Pour ouvrir une session sur un ordinateur de l’université en libre accès ou dans les salles de formation, appuyez sur les touches « Ctrl-Alt-Suppr » du clavier.
Si personne ne s’est connecté avant :

• Saisissez vos identifiants UGA ;
• Cliquez sur la touche "Entrée".

Si une autre personne s’est connectée avant sur l’ordinateur :

• Cliquez sur "Changer d'utilisateur" puis sur "Autre utilisateur" ;
• Saisissez vos identifiants UGA ;
• Cliquez sur la touche "Entrée".

Sur ces ordinateurs, veillez à ne pas laisser vos documents n’importe où, surtout si ceux-ci sont confidentiels ou privés. Utilisez les espaces de stockage prévus à cet effet (voir la page dédiée sur le catalogue des services numériques (accès restreint)).

5. Connexion

À Internet

1. eduroam

Le service eduroam est un réseau Wi-Fi sécurisé qui offre aux personnels et aux étudiant·es des établissements d'enseignement supérieur et de recherche, un accès nomade à Internet lors de leurs déplacements un peu partout dans le monde, dans l'Université Grenoble Alpes ou dans un autre établissement membre d'eduroam. Il couvre la plupart des pays d'Europe, les USA et quelques pays d'Asie/Pacifique.

Grâce à ce réseau sécurisé, un membre de l'Université Grenoble Alpes en déplacement dans une université membre du projet eduroam, pourra se connecter en Wi-Fi avec son authentification UGA, comme il peut le faire à l’université. Inversement, un membre d’une autre université pourra utiliser la connexion eduroam de l’Université Grenoble Alpes avec l'authentification de son établissement.

Pour vous authentifier sur eduroam, quel que soit le lieu où vous vous trouvez, vous devez utiliser :

• Votre login habituel suivi de @univ-grenoble-alpes.fr
• Votre mot de passe habituel.

Pour bénéficier de ce service, une configuration spécifique de votre ordinateur est nécessaire, toutes les informations sont disponibles sur le catalogue des services numériques (accès restreint).

2. wifi-campus

Des bornes Wi-Fi sont installées partout sur le campus. Il est possible de vous connecter à l'une d'entre elles avec vos identifiant et mot de passe UGA.

Pour bénéficier d’une connexion wifi-campus :

• Vous devez disposer d’un compte UGA et avoir reçu vos identifiants de connexion (login et mot de passe de l’université). Toutefois, les visiteurs peuvent obtenir un accès temporaire de 10 jours maximum (pour plus d’informations, rendez-vous sur votre catalogue des services numériques (accès restreint)) ;
• Faites un clic droit sur l’icône du Wi-Fi située dans votre barre de tâche ;
• Choisissez la connexion à "wifi-campus" ;
• Lancez votre navigateur web (Google Chrome, Mozilla Firefox, etc.) et accédez à http://portail-captif.grenet.fr. Une page spécifique d'authentification s’ouvre ;
• Entrez vos identifiants et choisissez votre statut.

Pour tout savoir sur wifi-campus, rendez-vous sur votre catalogue des services numériques (accès restreint).

Au réseau interne UGA

L’Université Grenoble Alpes possède son propre client VPN (Virtual Private Network (réseau privé virtuel)). Il vise à offrir un accès sécurisé aux ressources numériques de l’Université Grenoble Alpes, pour l’ensemble des personnels et étudiant·es de l’établissement, et ceci quel que soit le lieu et le mode de connexion. Il permet notamment d'accéder aux espaces de stockage de l'université lorsque l'ordinateur n'est pas raccordé au réseau filaire de l’UGA.

Prérequis :
Pour pouvoir accéder à ce service, l’usager doit :

• Disposer d’une connexion active à Internet, l’installation nécessitant un téléchargement et une authentification sur les serveurs interuniversitaires ;
• Disposer de ses identifiants UGA pour la connexion aux services informatiques de l’université.

Pour tout savoir sur le VPN de l’UGA, rendez-vous sur votre catalogue des services numériques (accès restreint).

Pour résumer

• Pour accéder à Internet en Wi-Fi sur le campus, vous pouvez utiliser eduroam ou wifi-campus.
• Une fois connecté·e à Internet, si vous voulez accéder à vos documents ou à certaines applications, le Wi-Fi ou les réseaux filaires extérieurs ne suffisent pas, il faut, en plus, utiliser le VPN.
• Le VPN peut être utilisé également lorsque vous êtes connecté·e sur d'autres réseaux Wi-Fi, notamment si ceux-ci sont peu sécurisés, ou que vous ne les connaissez pas, il permet de sécuriser votre connexion.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur votre catalogue des services numériques (accès restreint).

6. Outils numériques et applications

Accéder aux outils et applications de l’UGA

L’Intranet des personnels de l’université vous donnera accès aux ressources relatives à la vie de l’établissement (informations sur les services, les composantes, l’action sociale, la santé, etc.). C’est aussi le lieu où vous retrouverez toutes les applications dont vous aurez besoin. L’Intranet n’est accessible qu’aux personnels de l’université, vous aurez besoin de vos identifiants UGA pour vous y connecter.
 
Les liens vers ces applications se trouvent sur la page « Toutes les applications » de l'Intranet des personnels de l’établissement (accès restreint).

Messagerie UGA

Pour tout savoir sur votre messagerie UGA (accès, utilisation, etc.) rendez-vous sur votre catalogue des services numériques (accès restreint).

Attention aux mails frauduleux
Nous comptons sur votre vigilance pour éviter les incidents de phishing (hameçonnage) par mail.

Les mails de phishing visent à voler vos données personnelles (identifiants, mots de passe, coordonnées bancaires, etc.), souvent en se faisant passer pour un organisme officiel afin de gagner votre confiance.

Pour savoir comment les reconnaître et comment réagir, consultez votre catalogue des services numériques (accès restreint).

7. Sauvegarde de ses données

Espaces de stockage

Chaque personnel de l’Université Grenoble Alpes dispose d’un espace de stockage personnel, qui lui est donc propre, et dans lequel il peut stocker ses documents de travail. Il se présente sous la forme d’un lecteur réseau nommé avec votre identifiant universitaire, que vous trouvez dans la partie « Ce PC » pour les ordinateurs Windows. En cas de problème avec le poste de travail, les documents déposés sur les espaces de stockage sont sauvegardés. Attention cependant, la capacité de stockage de cet espace personnel est limitée à 5Go.

Un espace de stockage est également alloué à chaque service et n’a pas de limite de capacité. Il est vivement conseillé de ranger vos documents professionnels non confidentiels dans les espaces de stockage de service mis à disposition et prévus à cet effet. Rapprochez-vous de votre responsable de service pour l’accès, ou pour toute autre question relative à cet espace de stockage de service.
Si vous disposez d’un Mac, ou si vous souhaitez monter vos espaces de stockage manuellement, référez-vous aux documents présents sur votre catalogue des services numériques (accès restreint).

Cloud

L’Université Grenoble Alpes vous propose également un service de type « cloud » pour vous permettre le stockage, la synchronisation et l'édition collaborative en temps réel de vos fichiers. Vous bénéficiez d'un espace personnel et sécurisé de 50Go afin d'y stocker vos documents de travail. L'ensemble de l'infrastructure est hébergé sur des serveurs gérés à l'UGA.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur votre catalogue des services numériques (accès restreint).

8. Matériel téléphonique, informatique et audiovisuel

Téléphonie

En fonction de vos missions, vous avez la possibilité d'obtenir un téléphone fixe ou mobile. Ces deux services impliquant une facturation mensuelle à votre entité de rattachement, il vous faut vous rapprocher de votre responsable de service, seule personne habilitée à en faire la demande auprès de la DGD SI.

Prêt de matériel informatique

L’Université Grenoble Alpes propose le prêt de matériel informatique aux personnels de l’établissement.
Les demandes de réservation de matériel sont à faire à l’avance par mail à help@univ-grenoble-alpes.fr
Pour en savoir plus, consultez votre catalogue des services numériques (accès restreint).

Visioconférence

L’université dispose de salles équipées avec du matériel professionnel de visioconférence. Vous avez la possibilité de réserver ces salles en vous adressant au gestionnaire de réunions de votre service ou composante.
Adressez-vous à la DGD SI par mail à help@univ-grenoble-alpes.fr pour toute question relative à l’utilisation du matériel.

9. Recherche d’un contact

Pour rechercher les coordonnées d’un personnel de l’université :

• Connectez-vous au site Intranet de l’université (accès restreint) ;
• Cliquez sur l’onglet « Boîte à outils » en haut à droite de votre fenêtre ;
• Cliquez sur « Contacts ».

Vous aurez accès aux annuaires, aux organigrammes et à différents contacts utiles.

10. Sécurité, règlement et identité numérique

Sécurité

Toute personne travaillant ou étudiant à l’Université Grenoble Alpes et accédant à ses moyens informatiques et Internet est soumise au règlement correspondant.
La Charte d’usage du Système d’information, validée par le Conseil d'administration de l'université, est disponible en téléchargement sur l’Intranet des personnels (accès restreint).

Actuellement, la charte est adossée au règlement intérieur de l’établissement, de ce fait vous l’avez acceptée en signant votre contrat.

Les usagers du système d'information sont responsables de leur compte universitaire et de la sécurité de leur accès. Votre compte universitaire est nominatif et ses accès ne doivent, en aucun cas, être transmis à une tierce personne. Le mot de passe de votre compte ne doit être connu que de vous.

Pour vous accompagner dans la création d'un mot de passe robuste, rendez-vous sur votre catalogue des services numériques (accès restreint). D'autres documents de sécurité informatique y sont également disponibles sur pour vous former à la cybersécurité.

Informatique et libertés

Tout traitement automatisé ou fichier manuel contenant des informations à caractère personnel concernant des personnes physiques est soumis à une réglementation spécifique : la loi « informatique et libertés » (loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés), ainsi qu’au Règlement général européen sur la protection des données (RGPD), depuis 2018.
Très généralement, ces traitements sont soumis à :
déclaration préalable à leur mise en œuvre ;

• Information des personnes ;
• Organisation des droits d’opposition, d'accès et de rectification ;
• Sécurisation informatique accrue.

CNIL et DPO

La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) est une autorité indépendante chargée de veiller au respect de la loi et protéger l'identité humaine, la vie privée et les libertés dans un monde numérique.

« L’informatique doit être au service de chaque citoyen […]. Elle ne doit porter atteinte ni à la dignité humaine, ni aux droits de l’homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques. » (Art. 1 de la loi dite « Informatique et Libertés »).

Le·la délégué·e à la protection des données (DPO) est donc là pour marquer cette primauté de la personne sur la technologie. Sa mission est de concilier les innovations technologiques indispensables (Internet, utilisation de la biométrie, des cookies traceurs, etc.), et le respect de la personne humaine (information sur les traitements de données, consentement, exercice de droits, droit à l’oubli, repentir, etc.). Cela permet de garantir la conformité, la confiance et la sécurisation dans le traitement des données à caractère personnel.

Retrouvez toutes les informations relatives à la Protection des données sur l’Intranet de l’université (accès restreint).